Con la enorme masa de emails que recibimos todos los días, es difícil imaginar cómo hay quienes se las arreglan para mantener un ritmo sano y profesional de manejo del correo electrónico. Pero no pierdas las esperanzas. Tú también puedes ser como ellos, si sigues esos 10 tips para manejar el correo electrónico.
En este nuevo esquema de “manejo responsable del email” que te presentamos, no será un delito que de vez en cuando eches algunas ojeadas rápidas al correo. Después de todo, hay
que cerciorarse de que el jefe no haya enviado nada súper prioritario ni urgente. Pero los CEOs más efectivos sugieren establecer dos momentos específicos de la jornada para dedicar a responder los mails. Al reunir la pesada tarea de responder mails en dos franjas se puede aumentar la productividad y –sobre todo- reducir la horrible sensación de estar cambiando todo el tiempo de temas. Ya hablamos de por qué hay que decirle un fuerte ¡No! a lo multitasking.
Para que esas ojeadas rápidas que hagas al correo durante el día sean más efectivas, deberán estar guiadas por criterios específicos. Por ejemplo: selecciona a las personas a las que responderás los correos (padres, novio, jefe, supervisor) urgentes o importantes, por fuera de las dos franjas específicas de responder correo del punto 1.
Por mucha pasión y entusiasmo que tengas en cumplir con todo lo que te pide tu jefe, con los años de trabajo irás aprendiendo que tu tiempo personal es sagrado. Así que no lo malgastes intentado dejar la bandeja de entrada en cero porque ¡¡no podrás hacerlo nunca!! Aunque puede sonar un poco exagerado el consejo de no contestar ningún mail mientras tomas alguna clase en la universidad o practicas algún deporte o hobby que te encanta, mejor plantéate decir que “no” a responderlos apenas llegan. Piensa que siempre habrá emails que responder y personas que creen que sus mensajes son urgentes o importantes. Por eso, trazar una línea divisoria sobre cuándo NO responder correo te ayudará a ser más productivo durante tus horas de trabajo y a disfrutar mucho más de los momentos que son sólo tuyos.
Está comprobado que el correo electrónico funciona para mantener una correspondencia rápida en el día a día. Pero cuando veas que surgen discusiones o tengas que tomar decisions importantes, es mejor levantar el teléfono y hablar directamente con la otra persona. Así le escucharás su voz y evitarás algunos malentendidos que surgen cuando los mensajes son solo por escrito. Te sorprenderá ver que con la vieja escuela del teléfono resolverás algunos asuntos mucho más rápido.
Una buena filosofía a incorporar es tratar tu bandeja de entrada como si fuera un buzón de sobres. Y para ordenar todo lo que te llega, puedes crear carpetas: carpeta de padres, carpeta de jefe, carpeta de colegas, carpeta de gente de la facultad, carpeta del gimnasio. Con los mails organizados en categorías te resultará más fácil seguir estos tres pasos: descubrir, tomar acción o borrar.
Cuando estés en los dos momentos autoestablecidos para responder tranquilamente emails, procura responder todo lo que te hubiera llegado. De lo contrario, correrás el riesgo de que queden ignorados debajo de toda la maraña de correos. Te sugerimos fuertemente que respondas todo, pero sin ser superfluo. A veces con una simple línea que diga “gracias” o “entendido” será suficiente para dar la idea que eres atento y eficiente y, sobre todo, te ayudará a construir una imagen de confianza y de que estás por encima de tu bandeja de entrada.
Si tu computadora o móvil hace alguna especie de sonido cuando recibes un correo, definitivamente querrás poner en práctica este consejo. Como el perro de Pavlov, que cuando sonaba la campana de la comida empezaba a salivar, seguro que tú también dejas todo lo que estás haciendo para chequear el email entrante que suena. Como nuestros cerebros están diseñados para responder de inmediato a los nuevos estímulos no podemos resistir la tentación de dejar la tarea aburrida en la que estuviéramos (como el reporte que nos escribieron) y meternos a ver qué habrá traido de nuevo el correo.
Un estudio revela que toma en promedio 64 segundos recuperarse plenamente de cada interrupción. Ese tiempo, multiplícalo ahora por la cantidad de interrupciones que tendrías al día si no pones en práctica el punto 1 y 2, y este mismo, de apagar el alerta de nuevo mail. ¡Estamos hablando de mucho tiempo perdido! En caso de que tu negocio o tarea requiera que contestes mails instantáneamente, apaga las notificaciones ahora mismo.
“Enviado desde mi iPhone” no puede ser una excusa para enviar mails descuidados. Si bien es humano que haya algún que otro error de escritura por las malditas “autocorrecciones” del móvil, lo cierto es que los errores de ortografía te quitan profesionalismo. Si el correo es tan importante que debes responderlo mientras estás “a las corridas”, también es importante que lo revises varias veces antes de enviarlo.
Si eliges colocar un signo de exclamación en un correo, mejor utiliza sólo uno. Poner dos o tres podría implicar que estás demasiado enojado o demasiado ansioso o demasiado entusiasmado. Y en lo que a etiqueta de negocios respecta estar “demasiado” algo nunca es visto con buenos ojos porque denota que eres demasiado emocional o inmaduro.
Si la mayoría de la gente pasa segundos –ni minutos ni horas- leyendo un email, ¿por qué perder tanto tiempo escribiendo y reescribiéndolo? Largos bloques de texto son díficiles de encarar para la persona que los recibe. Por eso, siempre es mejor cortarlos en párrafos más cortos. El bulleteo de puntos o las listas numeradas también hacen más fácil de digerirlos. Y siempre tienes el recurso de la negrita o la itálica para resaltar las partes importantes de tu mensaje. Pero no te envicies: ambas ayuditas van sólo en las partes más importantes, para ordenar el mail. De otra manera, parecerá un texto manchado, en lugar de resaltado.
***Para hacer una práctica en Nueva York, Australia, Londres o Hong Kong es indispensable el conocimiento avanzado/nativo del inglés. Para hacer una práctica de consultoría en España o Colombia no es obligatorio.***
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