Una de las habilidades que todo profesional debe aprender es a gestionar su tiempo con inteligencia, para cumplir con las tareas del día sin agobiarse en el intento. Aprender este arte lleva años, pero con la voluntad necesaria y los consejos más útiles al alcance, podrás mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo.
El primer paso por el que siempre debes empezar es establecer tus objetivos a largo plazo y a partir de ahí diseñar tu plan. ¿Qué quieres lograr dentro de un año? ¿Terminar la carrera universitaria? ¿Empezar un master? ¿Hacer una pasantía en una megaempresa? ¿Trabajar a tiempo completo en una mediana o pequeña compañía? ¿Ahorrar para irte de viaje unos meses? ¿Convertirte en el mejor consultor de tu país en 5 años? ¿Ganar 2000 dólares al mes en 3 años? Si sales de la mirada más micro, la de cumplir diariamente con las tareas urgentes pero pequeñas, podrás armarte un plan de acción para gestionar tu tiempo de modo tal de poder cumplir con tus objetivos de largo plazo. Si sabes lo que quieres lograr en X meses, será más fácil priorizar correctamente las tareas para hacer hacia dónde enfilar el barco.
“Las tres cosas más difíciles de este mundo son guardar un secreto, perdonar un agravio y aprovechar el tiempo”. Benjamin Franklin.
Un escritorio limpio y ordenado habla mucho del profesional que eres pero también te ayudará a crear un entorno agradable para trabajar. Si una pila de papeles alrededor de tu PC te impide ver más allá de tus narices, tal vez sea hora de hacer limpieza y orden. Así encontrarás las cosas más fácilmente, podrás reducir el estrés y aumentarás la productividad.
Es momento de ver tu agenda en detalle y determinar qué es lo importante y qué es lo urgente. En el medio, deberás sincerarte y eliminar las tareas inútiles. Parte del trabajo de planificación del tiempo consiste en diseñar cuándo y cuánto tardarás en hacer lo que quieres. Ten en cuenta que nunca tendrás tiempo para TODO pero sí para lo más importante. ¿Qué vas a hacer mañana entre las 9 y 11? ¿Qué harás con el hueco que te queda entre la reunión y la hora del almuerzo? ¿En qué proyecto te meterás mañana desde las 15? ¿En qué te concentrarás la semana que viene? ¿Qué quieres tener completado para fin de año?
Recuerda: no subestimes el tiempo que tardarás en hacer un determinado trabajo. Si haces la prueba de cronometrarte cada llamada o gestión que haces, verás cómo todo te lleva un 30% más de lo que predices.
“La mayoría de las personas gastán más tiempo y energía en hablar de los problemas que en afrontarlos”. Henry Ford
Cuando estés frente a dos tareas que tienen similar importancia y no sepas por cuál empezar, hazlo por la que menos te guste. De otra manera, seguirás postergando ese informe que te aburre hacer hasta que termine escondido en el fondo de una maraña interminable de otras tareas.
Puedes agrupar las distintas tareas que sean similares en un único listado y tener varios listados simultáneos. Por ejemplo: lista de empresas y contactos para llamar y ofrecerles tus servicios, la lista de los regalos de Navidad, la lista de los reportes que podrías armar para tener una visión completa de tu área. Puedes tener la mente más memoriosa del mundo, pero si anotas todo en listas te asegurarás de no dejar cabos sueltos y te liberas de la presión de tener datos ocupando tu mente. Por otro lado, poder visualizar todos los pendientes te ayudará a organizarte mejor el tiempo.
“Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”. Jean de la Bruyére
¿Te imaginas qué sería de tu trabajo sin la ayuda de Internet? Investigar, buscar un contacto, ver informes anteriores sobre determinado tema, leer los periódicos, todo está disponible en la web. Pero esto supone, al mismo tiempo, una gran tentación. El correo electrónicos, las redes sociales y los videos de perritos suelen consumirnos más tiempo del previsto. Por suerte, existen distintas aplicaciones que controlan el tiempo que pasamos en esos sitios o incluso podemos programar tener bloqueadas las redes por el tiempo que queramos.
Un consejo para gestionar mejor el tiempo durante el trabajo puede ser no levantarte de la silla hasta terminar un trabajo importante (excepción hecha a la necesidad de visitar el toilette). Mientras estés enfrascado en el informe que te pidieron no leas el correo, no hagas llamadas, ni mucho menos entres a Internet para leer el diario o visitar Facebook. Es durísimo no caer en la tentación virtual pero te aseguramos que la sensación del trabajo bien hecho habrá valido la pena. Y además se te verá como una persona muy eficiente.
Esta palabra tan difícil de pronunciar es nuestro peor enemigo. Por culpa de ella, retrasamos voluntariamente una tarea necesaria hasta que el pánico de sacar una mala nota en un examen o no cumplir con el pedido del jefe nos hace superar la inactividad. Por lo tanto, además de matar nuestra productividad, el horrible hábito de la procrastinación nos deja mal parados como profesional frente al resto de pares y jefes. La sensación de vergüenza que genera saber que estamos retrasando algo que deberíamos tener listo hace que seamos expertos en crear excusas para explicarla. Por eso, planifica tu agenda palmo a palmo para no dar lugar a los duendes de la procrastinación.
Poder decir que “no” a favores robatiempos, pedidos de reuniones innecesarias o propuestas inconducentes también es aprender a mejorar el rendimiento. Y ¡atención! porque este “no” también incluye a los jefes, aunque no sean muchos los que se atrevan a pronunciar la palabra mágica frente a quien te paga el sueldo todos los meses. De manera inversa, también deberás acostumbrarte a que te digan que “no” a ti y no enojarte por ello.
Expertos en gestión del tiempo no se cansan de repetir este consejo: avanzar de a una tarea por vez, con toda la atención y concentración puestas en ello. Investigaciones revelan que la capacidad de ser multitarea o “multitasking” supone baja calidad de los trabajos, pues al estar haciendo varias actividades en simultáneo ninguna se ejecuta de manera impecable. Además, afecta la memoria y la salud. Conclusión: olvida el resto del mundo cuando estés trabajando en algo.
La mayoría de las personas tiene mayor energía por la mañana. Entonces para gestionar mejor tu tiempo tal vez puedas reservar ese momento del día para resolver las cuestiones más importantes de la jornada. Recuerda que después de almorzar, comenzarán a declinar las pilas hasta el final de la tarde. Pero este ciclo no es una regla general. Cada cual funciona a su manera y tal vez tú eres más un búho, más productivo durante la noche. En cualquier caso, descubre en qué horas del día funcionas mejor y ajusta tus horarios conforme a ello.
Photo 1. based on Time , by cea +, CC BY 2.0
Photo 2. based on Work desk , by reynermedia, CC BY 2.0
Photo 3. based on NO , by richard winchell, CC BY -ND 2.0