Si eres una de esas personas que todo el tiempo está probando nuevas apps para como mejorar la productividad con la esperanza de encontrar una que transforme tu vida para siempre, esta nota es para ti. Lo que estamos por mostrarte a continuación está muy lejos de la última tecnología. Por el contrario, se basa en la flexibilidad y simplicidad que sólo pueden darte la vieja dupla: lápiz y papel. ¡Conoce este método ahora!
La mayoría de los métodos de productividad del smartphone te obligan a adaptarte a ellos, en lugar de que ellos se adapten a ti. El lápiz y el papel, sin embargo, pueden ser usados como tú quieras. Esta pareja histórica logra lo que ninguna otra app: balancear la flexibilidad que necesitas con la suficiente estructura a fin de mantenerte organizado.
Las secciones
Cuando se trata de probar como mejorar la productividad miles de personas han probado –con mucho éxito- el “Diario de viñetas” o “Bullet Journal”. Creado por el diseñador Ryder Carroll, el sistema logra darle al viejo cuaderno de notas una vuelta de tuerca, con un poco más de estructura.
Este diario consiste en algunas secciones específicas:
– Un índice: en el que irás listando las notas sobre un tema X y el número de página en el que las vas escribiendo, para encontrarlas más tarde. Puedes agilizar este proceso, con cuadernos que vengan con los números de páginas impresos. Pero no es obligatorio. Con que a un cuaderno cualquiera le escribas los números de página es suficiente.
– Un registro de eventos futuros: en él irás haciendo el seguimiento de eventos o deadlines que tendrán lugar en los próximos seis meses.
– Un registro de los eventos del mes: en el que tomarás notas de los eventos que venzan en el mes en curso, y una lista de las tareas mensuales.
– Un registro diario, en el que escribirás las tareas, eventos o notas de cada día. Aquí planificas lo que te deparará cada día, la noche anterior.
Lo esencial
Explicado brevemente, el flujo de trabajo con este diario funcionaría así si pretendes aumentar la productividad:
El concepto principal es el registro rápido del día a día. Podrás mezclar notas mentales, ideas, tareas o eventos, todo en un mismo lugar. Cada ítem tendrá un bullet distinto para distinguirlos entre sí. Por ejemplo, una tarea (“comprar queso crema para desayuno”) tiene un simple punto. Una nota (“La fiesta de la empresa es de gala”) lleva un guión. Y un evento (“cena con las chicas”) un círculo. Luego, podrás cambiar el estatus de las tareas según las hubieras realizado (les colocas una “X”), según las hubieras corrido para otro día (podrás ubicarla en el registro de eventos del próximo mes o simplemente, correrla al día siguiente). Para mostrar que el evento fue corrido para más adelante le pones una flecha. Este bulleteado tan simple hace del proceso de llevar este Bullet Journal algo rápido, fácil y sobre todo efectivo a la hora de aumentar la productividad.
Sin duda la mejor parte es el índice porque allí vas anotando el tema y el número de página donde vas escribiendo sobre ese tema a lo largo del cuaderno. Cualquier cosa que veas que puede serte de utilidad en el futuro, lo incluyes en el índice. De esta forma, te ahorrarás la incómoda tarea de ponerte a buscar dónde habrá quedado ese dato que necesitas para la reunión, como si fueras un arqueólogo, a lo largo de todo el cuaderno. Por ejemplo, en el índice puedes colocar “notas de reunión con cliente A”, “teléfonos de la agencia de turismo”, y así.
Para poner en práctica
Si estás interesado en probar el sistema del Bullet Journal para aumentar la productividad, lo mejor será tomar cualquier cuaderno y bolígrafo, y agregar a mano los números de las páginas. En la versión más pro, puedes conseguir un anotador que ya venga con las páginas impresas.
Paso 1. Crea un índice, de entre 4 a 6 páginas. Así tendrás suficiente espacio.
Paso 2. Crea un registro de mes para el mes en curso. En la parte superior de la página coloca el nombre del mes y debajo, los números para cada día del mes y la inicial del día, en la margen izquierda de la página. Allí escribirás eventos o deadlines que tengas en el mes. No te olvides de agregar el registro del mes en el índice.
Paso 3. En la próxima hoja comienzas el registro diario para el día de hoy. Escribe como título la fecha, y haz un registro rápido de los eventos, tareas y notas que deberás llevar adelante. Mantén el diario cerca de ti y abierto en el día de la fecha mientras trabajas. De esta manera, te mantendrás enfocado en lo que necesitas cada día, y podrás añadir nuevas tareas o notas a medida que surjan.
Al final del día, crea un nuevo registro diario para el día siguiente y migra todas las tareas inconclusas. Acuérdate de cambiar el status de cada tarea en el diario así sabes cuáles has realizado o movido para más adelante.
Tu propia version
El creador de este sistema ideó el Bullet Journal como una herramienta para como mejorar la productividad y, al mismo tiempo, de registro de nuevas ideas, notas o eventos. Los seguidores del método se encargan de tomar lo esencial del sistema y darle su propio toque, que lo hace único. Algunos lo usan con fines más artísticos, entonces le incluyen caricaturas de conversaciones inolvidables, otros les pegan tickets de conciertos, etiquetas de vinos que tomaron, y otros son más austeros y se ciñen al enfoque con el que Carroll diseñó el Bullet Journal. Haz el ejercicio de colocar en Pinterest o Instagram “Bullet Journal” y verás todas las variantes del sistema a lo largo de todo el mundo. Encontrarás tantas versiones como colores del arcoíris.
Así le pongas más o menos colores, más o menos arte, tu Bullet Journal se convertirá en tu herramienta de cabecera para mejorar tu productividad. Seguirás el paso a paso de tu trabajo, tendrás tus tareas y pendientes ordenados y podrás planificar con más inteligencia el mes que tienes por delante. El proceso y simplicidad del Bullet Journal ya ha ayudado a más de uno a mejorar su productividad en el trabajo y el estudio. Ahora te puede ser útil a ti. Si has probado muchas apps de productividad pero ninguna te ha dado el resultado que esperabas, tal vez sea hora de que vuelvas a la vieja escuela del lápiz y el papel.
Ahora que sabes como mejorar la productividad, solicitar para una práctica profesional ahora.
***Para hacer una práctica en Nueva York, Australia, Londres o Hong Kong es indispensable el conocimiento avanzado/nativo del inglés. Para hacer una práctica de consultoría en España o Colombia no es obligatorio.***
Photo 1. based on Bullet Journal 012, by taz + belly, CC BY 2.0
Photo 2. based on Bullet Journal – Monthly Spread, by John Uhri, CC BY 2.0
Photo 3. based on Moleskine Smart Notebook, by Shou-Hui Wang, CC BY -SA 2.0
Photo 4. based on Bullet Journal, by John Uhri, CC BY 2.0